Como organizar facilmente a empresa em 4 passos simples

Abrir o próprio negócio é muito empolgante, tudo é novidade, sensação de realização ao fazer coisas novas e conhecer novas pessoas. Entretanto, com o passar do tempo as coisas vão mudando e enfim a  empolgação passa e o empresário começa a perceber a rotina.

Este pode ser o momento de melhorar a empresa. Seja no atendimento ao cliente, ou na forma de entregar o produto. Passando pelo planejamento de compras, bem como pela organização da gestão administrativa e financeira. Enfim, os processo rotineiros de uma empresa garantem que mesmo delegando funções aos colaboradores, estes processos serão realizados da mesma forma que os clientes já estão acostumados.

Desta forma, esta publicação sugere 4 passos simples, para que todos os processos não se percam com novas contratações ou com o rodízio dos colaboradores já existentes.

1 – Quais são os setores da sua empresa?

Por mais que a empresa seja pequena e não tenha funcionários, é necessário uma definição de setores. Esta ação é primordial para a organização e para o crescimento saudável dos negócios. Um mapa mental pode ajudar a definir os setores, para posteriormente realizar um organograma simples, como no exemplo abaixo:

Pizzaria

Setores:  Atendimento, Produção, Compras, Financeiro.

2 – Quais as funções necessárias para cada setor da empresa?

Muito bem, se a leitura chegou até este tópico, provavelmente há interesse em melhorar a empresa. Por isso, após definir o organograma, é importante pensar em quais as funções exercidas em cada setor da empresa, ou seja, quais os cargos serão necessários nos respectivos setores, como no exemplo abaixo:

3 – Quais atividades deverão ser realizadas em cada setor?

Neste momento, possivelmente já foi criada a lista com todas as atividades. Então é hora de descrever detalhadamente todas as responsabilidades de cada função. Este processo pode demandar tempo, não precisa ter pressa, mas é importante que a descrição seja objetiva e clara. 

como no exemplo abaixo:

4 – Quais os processos de cada atividade?

Esta é a parte mais importante, nela é possível descrever cada atividade. Vale pensar nesta etapa como um investimento, que aumentará significativamente sua chance de sucesso ao delegar funções. Além de contribuir com a padronização e otimizar tempo ao treinar novos colaboradores.

Então mãos à obra, agora é a hora de pensar em todas as atividades detalhadamente. Se a atividade é  “Verificar estoque de ingredientes” por exemplo, descreva de que forma a verificação deve ser realizada, desenvolva um check list que certifique que os processos serão seguidos sempre da mesma forma. Execute testes nesta rotina, visando frequentes melhorias. Nesta atividade, é possível criar uma lista de checagem rápida, onde o colaborador deverá verificar periodicamente para evitar a falta de ingredientes básicos, conforme exemplo abaixo:

Ao seguir este método simples, em todas as atividades e em todos os setores da empresa, talvez a criação de um manual de operações seja necessário. O que por si só, será um grande diferencial e ajudará o empresário a planejar e melhorar o que realmente importa, o “feijão com arroz” do serviço prestado.

Artigo escrito por Marcos Fortuna

Diretor executivo da Two Dogs.